Política de privacidad

1. Quién es el responsable

El responsable de los datos que describe esta política es Human Talent & Me, empresa búlgara que opera la marca billquill, con domicilio social en Str. Stefan Verkovich 10, 4000 Plovdiv (Bulgaria) y número de IVA BG205568902. Su sede comercial está en European Trade Center, Building D, 1F, 115 M Tsarigradsko Shose Blvd., Sofía 1784 (Bulgaria).

Para cualquier cuestión de privacidad, escribe a privacy@talent360hub.com. No hemos nombrado delegado de protección de datos; esa dirección la atiende directamente el equipo responsable.

2. Dos papeles distintos: responsable y encargado

• Somos responsables de los datos de las personas que usan billquill (los usuarios de cada empresa), de la facturación de las suscripciones de las empresas, de los visitantes de la web pública y de las personas que nos escriben por el formulario de contacto.
• Somos encargados de los datos que cada empresa cliente guarda en su cuenta: sus clientes, proveedores, comerciales, productos, presupuestos, facturas emitidas y recibidas, gastos, cuentas y movimientos bancarios, cobros y pagos, documentos, correos, recordatorios y los usuarios y tickets de su portal del cliente. Esa empresa es la responsable y decide qué datos guarda y para qué. Los tratamos solo siguiendo sus instrucciones, según el contrato de encargo del tratamiento.

3. Si usas billquill

Cuando te das de alta, o un administrador de tu empresa te añade, tratamos:

• Cuenta: nombre, email, contraseña (guardada como hash bcrypt, nunca en claro), rol, empresa, estado, fecha de tu último acceso y la fecha, versión, idioma, dirección IP y navegador con los que aceptaste estos documentos.
• Empresa y suscripción: nombre o razón social, número de identificación fiscal, dirección, país, teléfono, email, moneda, idioma y logo; plan, periodo de prueba y datos de la suscripción. Los pagos de la suscripción los procesa Stripe en su propia página segura: nunca vemos ni guardamos los datos de tu tarjeta.
• Uso del servicio: lo que haces en la aplicación queda asociado a tu usuario (por ejemplo, quién emitió, cambió o anuló una factura, o quién añadió o sustituyó un archivo). Las claves de API se guardan solo como hash.
• Acceso de soporte: si un administrador de tu empresa lo autoriza (durante 24 horas, 3 días o 7 días), el personal de billquill puede entrar en la cuenta en modo de solo lectura para ayudarte, en sesiones de hasta 60 minutos. Cada autorización y cada acceso quedan registrados, y el administrador puede retirarla en cualquier momento.
• Cuentas de cobro conectadas: si tu empresa conecta su cuenta de Stripe, solo guardamos su identificador (acct_…); las claves de PayPal que introduce una empresa se guardan cifradas.

4. Si visitas la web o nos escribes

• Navegación: nuestro servidor recibe tu dirección IP y los datos técnicos de cada petición, que usamos para servir la web, protegerla de abusos y limitar los intentos repetidos.
• Formulario de contacto: nombre, email, empresa si la indicas y tu mensaje. Llega por correo a nuestro buzón para poder responderte.
• Cookies: las necesarias y, solo si las aceptas, cookies de analítica y de publicidad en la web pública (ver «Cookies»).

5. Si tus datos están en la cuenta de billquill de una empresa

Si eres cliente, proveedor o comercial de una empresa que usa billquill, o recibes sus facturas, presupuestos o recordatorios, usas su portal del cliente, pagas online una de sus facturas o aceptas uno de sus presupuestos, esa empresa es la responsable de tus datos y debe informarte de cómo los trata. Nosotros solo los alojamos y tratamos por cuenta suya.

Para ejercer tus derechos, dirígete a esa empresa. Si nos escribes a privacy@talent360hub.com, le trasladaremos tu solicitud.

6. Para qué tratamos los datos y con qué base legal

No vendemos datos personales. Solo usamos cookies de analítica y de publicidad en la web pública, nunca dentro de la aplicación, y solo si las aceptas.

7. Funciones de inteligencia artificial

Si la función está activada, cuando un usuario sube una factura recibida o un extracto bancario en PDF o imagen y pide a billquill que lo lea, el archivo se envía a OpenAI a través de su API para proponer sus datos (proveedor, fechas, importes, impuestos o movimientos). No se guarda nada hasta que el usuario lo revisa y lo confirma.

Pedimos a OpenAI que no guarde las respuestas (store: false). Según las condiciones de su API, OpenAI no usa estos datos para entrenar sus modelos y conserva registros de control de abusos hasta 30 días, salvo obligación legal. Los resultados se generan automáticamente y pueden contener errores.

8. Correos que se envían desde billquill

Todos los correos salen a través de Brevo desde una dirección de nuestro dominio. Cuando una empresa envía facturas, presupuestos, recordatorios o códigos del portal a sus clientes, el correo muestra el nombre de la empresa como remitente y las respuestas van a la dirección de correo de la empresa, no a nosotros.

9. Pago online de facturas

Cuando un cliente paga online una factura de una empresa, el pago se hace en la página segura de Stripe o PayPal, a través de la cuenta que esa empresa ha conectado y según su propio contrato con ese proveedor. No vemos ni guardamos los datos de la tarjeta o del banco: solo recibimos el resultado del pago para marcar la factura como cobrada. billquill no cobra ninguna comisión por estos pagos.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

11. Proveedores que tratan datos por cuenta nuestra

Con todos ellos está formalizado el marco que exige el art. 28 del RGPD, bien con un contrato de encargo firmado, bien con las condiciones de tratamiento de datos incorporadas a sus condiciones de servicio online. Las cuentas de Stripe y PayPal que cada empresa conecta para cobrar no son proveedores nuestros: actúan según su propio contrato con esa empresa.

Si aceptas las cookies de analítica o de publicidad de la web pública, Google Ireland Limited (Google Analytics 4 y Google Ads) y Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) reciben datos de tu visita: identificadores en línea, dirección IP, páginas visitadas e interacciones. Google trata los datos de analítica por cuenta nuestra; para la publicidad, Google y Meta también pueden usar esos datos para sus propios fines, según sus propias políticas de privacidad. Sin tu consentimiento no reciben nada.

12. Transferencias internacionales

Cuando un proveedor trata datos en Estados Unidos (DigitalOcean, OpenAI, Stripe y, si aceptas sus cookies, Google y Meta), la transferencia se apoya en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está certificado, o en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914). Puedes pedirnos una copia de las garantías en privacy@talent360hub.com.

13. Cookies

Usamos cookies necesarias para mantener tu sesión, proteger el inicio de sesión y la conexión con Stripe, mantener a un cliente dentro del portal del cliente de una empresa y recordar tu decisión sobre cookies, y el almacenamiento del navegador para recordar tu idioma. Las cookies de analítica y de publicidad solo se usan en la web pública y solo si las aceptas; nunca dentro de la aplicación. Tu decisión caduca a los 24 meses. Todos los detalles están en la política de cookies.

14. Tus derechos

Puedes ejercer gratis los derechos que te da el RGPD escribiendo a privacy@talent360hub.com. Te responderemos en el plazo de un mes. Podemos pedirte información adicional, solo para comprobar que eres quien dices ser.

• Acceso: saber qué datos tenemos sobre ti y qué hacemos con ellos.
• Rectificación: corregir datos inexactos. Los administradores de tu empresa pueden cambiar sus datos en Ajustes.
• Supresión: pedir que borremos los datos que ya no sean necesarios.
• Limitación: pedir que conservemos los datos sin usarlos mientras se resuelve una reclamación.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato legible por máquina. Una empresa puede descargar sus facturas emitidas, facturas recibidas y gastos en CSV desde «Exportación contable».
• Oposición: oponerte a los tratamientos basados en el interés legítimo.
• Retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él, con la misma facilidad con que lo diste. Para las cookies, usa «Configurar cookies» en el pie de la web.

15. Cómo borrar tu usuario o tu empresa

• Tu usuario: un administrador de tu empresa puede desactivarlo o borrarlo en Ajustes → Usuarios. Si eres el único administrador, escríbenos.
• La empresa: su administrador puede pedirnos que la demos de baja escribiendo a privacy@talent360hub.com. Desde entonces tiene 30 días para descargar sus datos o cancelar la baja; después se borra todo, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Descarga antes lo que necesites: tu empresa puede tener que guardar sus facturas durante el plazo que exija su normativa fiscal.

16. Reclamaciones ante la autoridad de control

Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Comisión de Protección de Datos Personales de Bulgaria (Комисия за защита на личните данни), bul. Prof. Tsvetan Lazarov 2, Sofía 1592, cpdp.bg, o ante la autoridad del país del Espacio Económico Europeo donde vivas o trabajes.

17. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa. La IA solo propone datos, que una persona revisa antes de guardarlos.

18. Menores

billquill es un servicio para empresas y profesionales. Para crear una cuenta debes ser mayor de edad. Si crees que un menor ha creado una cuenta, escríbenos a privacy@talent360hub.com y la borraremos.

19. Seguridad

• La web se sirve siempre cifrada (HTTPS).
• Cada empresa solo accede a sus propios datos y, dentro de ella, cada usuario solo a lo que permite su rol (administrador, editor o visor).
• Las contraseñas se guardan con bcrypt, el inicio de sesión y las páginas públicas tienen límites de intentos, y desactivar un usuario cierra sus sesiones.
• Las claves de las pasarelas de pago se guardan cifradas y las claves de API solo como hash; los archivos privados se sirven con enlaces que caducan.
• Comprobamos la firma de los avisos que recibimos de Stripe y PayPal.

Ningún sistema conectado a internet es completamente seguro. Si una brecha de seguridad pusiera en riesgo tus derechos, lo notificaríamos a la autoridad de control y, cuando corresponda, a ti y a la empresa afectada.

20. Si vives en el Reino Unido

El tratamiento se rige también por el UK GDPR y la Data Protection Act 2018. Los derechos descritos se aplican igual y puedes reclamar ante la Information Commissioner's Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow SK9 5AF, ico.org.uk.

21. Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante, actualizaremos la fecha y la versión de arriba y lo anunciaremos en la aplicación o por correo antes de que se aplique.

22. Versiones en otros idiomas

Este documento se publica en inglés y en español. La traducción se ofrece por cortesía y, si hay discrepancias entre versiones, prevalece la versión en inglés.